DROLI E PARTNERS - Lettera d'Intenti

Costruireste una casa senza fondamenta? Si? Auguri! Se la pensate in questo modo siete un vero pericolo pubblico! Le lettere d'intenti costituiscono le fondamenta della partnership stategica. "Uno dei motivi per cui molte strategie di sviluppo turistico territoriale non aggregano come dovrebbero i diversi soggetti chiamati poi a realizzarle è costituito dall'assenza di accordi chiari fin dall'inizio" *.

Una Lettera d'Intenti standard fissa:

le necessità da porre alla base della strategia
i rischi da ripartire in modo equo tra le diverse organizzazioni private, pubbliche ed associazioni
le fasi di lavoro da seguire per arrivare alla strategia (il primo consenso è quello sul metodo di lavoro!)
la decisione di creare una direzione di tipo politico (leadership), tecnico-politico (coordinamento tecnico), o tecnica in senso stretto
altri elementi essenziali per definire una partnership strategica efficace.

Una Lettera d'Intenti, per quanto solida possa essere non è una bacchetta magica, ossia ha dei limiti. Le organizzazioni turistiche italiane, private e pubbliche che avevano valorizzato al meglio le proprie lettere d’intenti scritte dal 1980 al 2007 possedevano, in base alle nostre indagini, le seguenti caratteristiche:

avevano obiettivi chiari da raggiungere
disponevano di dati affidabili e tempestivi sul modo in cui funzionava il loro ufficio acquisti e il sistema di vendita
sapevano quali operazioni interne, quali innovazioni, quali iniziative di promozione, ecc. erano in grado di realizzare da soli, quali potevano e quali invece dovevano realizzare attraverso la co-operazione di breve, di medio e di medio-lungo termine con altre compagnie, enti ed associazioni; ... .

Diverse esperienze dimostrano come anche i consorzi turistici italiani "nati" da una Lettera d'Intenti e più dinamici:

avevano più chiari rispetto ad altri i vantaggi, le opportunità, ma anche gli svantaggi e i tranelli della partnership da evitare prima di iniziare a lavorare insieme
non nascevano per soddisfare necessità "solo" commerciali, cioè immediate
cercavano di influire sui sistemi turistici e sulle destinazioni in cui queste operavano da subito e in modo profondo; ... .

La Lettera d'Intenti è quindi uno strumento essenziale, ma che richiede Destinazioni, Consorzi e Sistemi turistici locali evoluti. Detto questo vediamo la struttura di base delle nostre lettere d’intenti e gli equilibri che cerchiamo di instaurare perchè queste abbiano basi "solide":

la presentazione dei partner. E' la parte di solito meno soggetta a discussioni, ma è anche una delle più delicate. La gamma dei partner iniziali dovrebbe essere ampia, per permettere di creare un progetto territoriale completo ... ma non troppo, per non creare problemi di supervisione irrisolvibili nella fase di gestione delle attività data l'organizzazione turistica del posto!
la situazione. Contiene i numeri che motivano tutti al lavoro di squadra e che uniscono i soggetti interessati a difendere lo "status quo", a sopravvivere e gli altri più aggressivi che cercano di accrescere le dimensioni della propria organizzazione, di estendere la propria rete di vendita sul mercato globale o altro;
l'introduzione. Specificare gli indicatori di successo da porre alla base delle iniziative consente di controllare meglio i risultati prodotti. Arrivi e presenze costituiscono una base di dati insufficiente già negli anni '80 e che va integrata ma senza che questo comporti l'aumento dei costi di monitoraggio;
gli statement. Le volontà di cooperare da parte dalle organizzazioni dovrebbero essere espresse in modo sintetico e chiaro. Dalla loro tipologia dipende la possibilità di creare un gruppo meno conflittuale, meno complesso da coordinare e quindi più produttivo;
i conferimenti comuni. Contiene la descrizione dei soldi e delle altre risorse che tutti i partner si impegnano a conferire in modo equilibrato rispetto alle proprie disponibilità;
i conferimenti individuali. Nelle partnership strategiche i soldi sono una cosa importante, ma non sono l'unica cosa fondamentale. Strano ma vero! Contano anche le capacità delle persone, le dotazioni di cui si dispone, le strutture, ecc. necessarie per realizzare il piano e la disponibilità delle organizzazioni a effettuare gli opportuni collegamenti;
le responsabilità. Esistono delle regole utili per definire la strategia di marketing del gruppo e che tutti dovrebbero impegnarsi a rispettare quali ad esempio la trasparenza dell'informazione fornita a ricercatori e progettisti. La trasparenza NON è un optional! Dal numero e dal tipo delle responsabilità dipendono la qualità della strategia, le quote associative, i risultati, i capitali privati attratti, i finanziamenti pubblici successivi, eccetera;
i controlli. Con quali strumenti si verificherà i risultati? il rispetto degli accordi? ... Dalle risposte date a questa domanda dipende la possibilità di individuare e correggere subito malfunzionamenti pericolosi quanto probabili, specie nei primi 100 giorni dalla sottoscrizione della Lettera stessa;
Altri elementi.

Lo Studio Droli & Partners aiuta i suoi clienti ad impostare una Lettera d'Intenti robusta, capace cioè di fare in modo che la Partnership produca risultati effettivi pari o superiori a quelli attesi specie nell'immediato e nel breve termine.

(*. Cooperation and Partnership in Tourism. A global perspective, World Tourism Organization, Madrid, 2003)