Una Lettera d'Intenti non è quindi uno strumento adatto a tutti, ma "solo" alle  organizzazioni sufficientemente competitive ed ai consorzi più efficienti. Detto questo vediamo quante e quali sono le fasi attraverso cui il nostro Studio costruisce una buona Lettera d'Intenti. L'approccio-standard prevede un percorso di lavoro di base, articolato in sette fasi:

1. un'analisi attenta della situazione generale e particolare;
2. la quantificazione dei risultati ottenuti in modo individuale;
3. la verifica delle prospettive di recupero;
4. l’individuazione delle necessità dell’organizzazione, del marketing, finanziarie, ambientali, sociali, ecc.;
5. la definizione di un primo piano di iniziative di partnership a valere nell’immediato, nel breve ed altre ancora nel medio-breve termine;
6. la negoziazione delle iniziatve o l'arbitraggio sulle stesse in base all'esistenza o meno di una strategia pre-esistente da realizzare;
7. l'assestamento e la sottoscrizione dell'accordo.

Si tratta di un metodo che può richiedere al massimo 15 giorni di lavoro e collaudato nel corso di 14 anni di attività. In generale, non aiutiamo i nostri clienti a scrivere Lettere d’intenti il cui rinnovo è automatico perché questo toglie a loro la possibilità di fare verifiche costanti su elementi che devono variare come i problemi, le opportunità alla base della co-operazione o i risultati che le organizzaizoni vogliono raggiungere.

La struttura di base della Lettera d’intenti ottenuta attraverso le 7 fasi di lavoro è la seguente:

• La presentazione dei partner. E' la parte meno soggetta a discussioni, ma è anche una delle più delicate. Dalla quantità e dalla qualità dei partner dipende la possibilità di creare un prodotto completo senza incorrere in problemi di supervisione.
• La situazione. Contiene i numeri che motivano tutti al lavoro di squadra. Permette di impostare le necessità di crescita del gruppo.
• L'introduzione. Quali sono gli ostacoli che impediscono il recupero individuale attraverso iniziative individuali ? Questa parte consente di leggere “in filigrana” i possibili indicatori del successo da porre alla base di tutti gli accordi successivi alla Lettera.
• Gli statement. Questa parte ospita affermazioni che descrivono in modo sintetico, ma esaustivo le volontà di cooperare espresse dalle organizzazioni (intenti). Dal modo in cui viene preparata questa sezione dipende la possibilità di creare un gruppo fatto da operatori poco conflittuale e quindi più produttivo.
• I conferimenti comuni. Contiene la descrizione delle risorse, anche umane, che tutti i partner condividono.
• I conferimenti individuali. Il lavoro consiste nell'individuare le risorse di cui non dispongono tutte le organizzazioni, ma fondamentali per superare i limiti all'azione individuale.
• Le responsabilità. Esistono delle regole che tutti i partner decidono di rispettare ? Dal numero e dal tipo delle regole iniziali dipendono la qualità dell'informazione raccolta, le quote associative, i finanziamenti pubblici catturati, eccetera.
• I controlli. In che modo e con quali strumenti si verificherà il buon andamento della Lettera d’intenti ? Chi è l'addetto alla verifica ? Con quale tempistica si vericìficheranno i risultati ? Dalle risposte a queste e ad altre domande dipende la possibilità di individuare e correggere subito malfunzionamenti pericolosi quanto probabili (specie nei primi 100 giorni dalla sottoscrizione della Lettera).
• I motivi di esclusione dall'accordo. Contiene l’indicazione delle clausole essenziali della Lettera il cui mancato rispetto determina l'avvertimento, la sospensione o l’allontamento di un'organizzazione dalla partnership.
• Le verifiche di legalità della Lettera. La verifica legale è un passaggio importante, ma che non deve essere affrontato nelle fasi iniziali delle discussioni per impedire che queste vertano sulle difficoltà e sulle differenze tra i singoli anzichè sulle cose che uniscono e organizzazioni. La verifica va affrontata una volta che sono stati definiti i passaggi precedenti.
• Le definizioni. Contiene la descrizione del significato dei termini usati che non rientrano nel lessico comune o che non sono percepiti in modo uniforme dai partners (glossario), in modo che non ci sia ambiguità su quello che ciascuno di essi vuol dire quando usa “quel” termine e sul significato della Lettera nel complesso.

Lo studio Droli & Partners fornisce ai suoi clienti l'assistenza tecnica necessaria a:

• raccogliere dati dettagliati riguardanti i clienti, l'offerta e l'intermediazione, le strategie individuali, ecc. o, se esisenti, analizzare nei dettagli questi dati;
• individuare le necessità, le relative priorità ed impostare più versione della Lettera;
• effettuare le verifiche formali e di legalità dell'accordo alla fine - per non concentrarsi sui cavilli fin dall'inizio del Vostro cammino di lavoro insieme;
• verificare se attraverso la Lettera sono stati raggiunti i risultati attesi;
• integrare la Lettera in modo costante.